از واحد آمار دانشگاه چه می دانید؟

اهميت علم آمار تا آنجاست كه اين علم را در رده بيست تحول اول زندگي بشر در هزاره قبل ناميده اند .  به بهانه اول آبان ماه  "روز ملي آمار و برنامه ريزي"  مسئول واحد آمار دانشگاه مصاحبه ای را در رابطه با ضرورت  و اهمیت آمار انجام داده است.

آنچه باید در رابطه با اتوماسیون آماری بدانیم

 بحرینی گفت: آمار و اطلاعات در دانشگاه به سه دسته تقسيم مي شوند:

1-آمار و اطلاعاتي كه از اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهاي مختلف استخراج مي گردند.

2- آمار و اطلاعاتي كه در فرمهاي دستي ثبت مي گردند.

3- اطلاعاتي كه مهم هستند و به آنها نياز داريم ولي متاسفانه جايي ثبت نمي گردند.

 وی افزود: اتوماسيون آماري (فرابر) يك بانك اطلاعاتي است كه اطلاعات از طریق تغذيه  یا  کاربر در نرم افزار ثبت گردیده  و پس از انجام محاسبات در قالب جدول و نمودار نمایش داده می شود.

مسئول واحد آمار دانشگاه ضمن تشریح مراحل پیاده سازی اتوماسیون در هر معاونت، گفت:   در نخستین مرحله که مهمترین گام از اجرای اتوماسیون آماری است، تشکیل كميته اجرايي آمار در معاونت ها می باشد.

 وی خاطر نشان کرد: این کمیته وظيفه «شناسايي شاخصها و اقلام آماري و اطلاعاتي مورد نياز، تعريف استاندارد شاخص ها و اقلام، تعيين منبع استخراج اطلاعات، تعيين نحوه ورود اطلاعات (دستي، تغذيه از ساير نرم افزارها)، تعيين افراد تكميل كننده و تاييد كننده اطلاعات و ...» را بر عهده دارد.

 وی طراحي و ارسال فرم‌ها و گزارش های مورد تاييد كميته توسط واحد آمار دانشگاه در نرم افزار فرآبر، تكميل اطلاعات توسط كارشناسان واحد، تاييد اطلاعات توسط مدير يا افراد تعيين شده در كميته، بهره برداري ریيس دانشگاه، معاونان، مديران و كارشناسان از آمار و اطلاعات ثبت شده بر حسب نياز را از مراحل پیاده سازی اتوماسیون عنوان کرد.

اتوماسيون آماري در چه معاونت هایی پیاده سازی شده است؟

 بحرینی گفت: اتوماسيون آماري در معاونت آموزشي پياده سازي  شده اطلاعات دانشجويان شاغل به تحصيل و فارغ التحصيل در فرآبر import شده و ورود اطلاعات در حال انجام است.

 وی اضافه کرد: همچنین شاخص‌ها و اقلام در معاونت‌های غذا و دارو و دانشجويي فرهنگي شناسايي شده  فرم‌ها و گزارش ها در فرآبر پياده سازي گرديده و پس از اختصاص كاربر مرحله تكميل اطلاعات آغاز خواهد شد.

 وی ضمن قدردانی از همکاری کارشناسان این معاونت‌ها در پیاده سازی اتوماسیون آماری گفت: تقاضا داریم همکاران محترم جهت بهره برداری بهتر، فرمها را طبق برنامه زمانبندی تکمیل و تایید نمایند.

ناهمگونی آمار و اطلاعات مهمترین مشکل آماري دانشگاه

مسئول واحد آمار دانشگاه یکی از مهمترین مشكلات آمار دانشگاه را  ناهمگونی آمار و اطلاعات عنوان کرد و گفت: گاهی ما با آمار متفاوت در مورد يك قلم يا شاخص آماري مواجه مي شويم كه علت اصلي اين اختلاف برداشت‌ها و تعاريف مختلف شاخص یا قلم توسط کارشناسان و همچنين استخراج اطلاعات از منابع گوناگون است.

سونیا بحرینی افزود: برای رفع اين مشكل بايستي تعاريف استاندارد اقلام و شاخص‌ها را مشخص کرد، كانال‌هاي استخراج اطلاعات را شناسايي، بانكهاي اطلاعاتي را بروز رسانی نموده و اختلاف بين آنها را از بين ببريم.

وی اضافه کرد: به عنوان مثال تعداد كاركنان نرم افزار پرسنلي و نرم افزار حقوق و دستمزد بايستي يكسان باشند.

 وی ایجاد بانك اطلاعاتي يكتا جهت استخراج آمار و اطلاعات را در دانشگاه ضروری دانست و گفت: با ایجاد این بانک اطلاعاتی بعد از شناسايي اقلام و شاخصهاي آماري، تعريف استاندارد آنها و شناسايي محل و نحوه استخراج، كليه اطلاعات به اتوماسيون آماري دانشگاه انتقال يافته و در نهايت فقط يك منبع برای استخراج آمار و اطلاعات خواهیم داشت تا با آمار و اطلاعات ناهمگون مواجه نشويم.

وی ادامه داد: یکی دیگر از مشکلات آمار عدم وجود فرهنگ آماری و عدم استفاده مدیران از آمار و اطلاعات برای تصمیم سازی است.

 وی در این رابطه اظهار داشت: چه بسا همکاران آماری ما به علت پیگیری آمار از طرف همکاران سایر واحدها مورد انتقاد قرار گرفته اند و با جملات "این آمارها به چه درد می خورد؟" یا "آیا کسی به این آمارها نگاه می کند؟" مواجه گردیده اند.

 بحرینی  ادامه داد:  همچنین کارشناسانی   بوده اند که قصد تحلیل اطلاعات واحد را داشته اند و مدیر مرکز این کار را بیهوده تلقی  کرده  که جای بسی تاسف دارد در حالیکه با استفاده از تحلیل اطلاعات می توانیم جلوی بسیاری از ضررها را بگیریم و بسیاری از تصمیمات کلان بر اساس همین آمار و ارقام گرفته می شود.

ساماندهی آمار و اطلاعات دانشگاه همت همگانی را می طلبد

مسئول واحد آمار دانشگاه  بیان کرد: خوشبختانه هيات رئيسه بویژه رییس دانشگاه  نگاه ويژه اي به آمار دارند و اميدواریم كه بتوانيم از اين فرصت استفاده كرده و وضعیت آمار و اطلاعات دانشگاه را ساماندهی نماییم.

 وی تاکید کرد: البته رسيدن به وضعیت مطلوب همتي همگاني را مي طلبد زيرا هر فرآيندي كه توسط همکاران دانشگاه انجام مي شود همزمان با آن داده اي ايجاد مي گردد.

 وی با بیان اینکه داده ها داراي درجه اهميت گوناگون مي باشند و بايستي اولويت بندي گردند، اظهار داشت: از كليه همكاران دانشگاه تقاضا دارم، نگاهي آماري بر عملكردشان داشته باشند، نهايت دقت را هنگام ثبت اطلاعات در نرم افزار فرآبر يا ساير نرم افزارها اعمال نموده ، فاکتور زمان را در نظر داشته و با كارشناس آمار واحد همكاري را نمايند.

 بحرینی از مدیران دانشگاه خواست: شاخص‌هاي مديريتي واحد را شناسايي كرده هنگام تایید اطلاعات نبست به اعداد و ارقام حساس بوده و بر اساس تحليل اطلاعات تصميم گيري نمايند.

وی در پایان از کلیه کارشناسان و رابطان آمار دانشگاه به خصوص کارشناسان واحد آمار ستاد تشکر  کرد  بواسطه اینکه در چند ماه اخیر حجم کار بسیار بالایی را متحمل  گردیده اند که ماحصل این تلاش چاپ دو سالنامه 1391 و 1392 و پیاده سازی اتوماسیون آماری در سه معاونت در سال جاری است.