زبان فارسی به عنوان زبان رسمی و ملی کشور ما، نقش کلیدی در مکاتبات اداری دارد. استفاده از زبان فارسی نه تنها موجب حفظ هویت فرهنگی و ملی ما میشود، بلکه به شفافیت و دقت در انتقال مفاهیم نیز کمک میکند. در مکاتبات اداری، استفاده از واژگان فارسی به مخاطب کمک میکند تا به راحتی مفاهیم را درک کند و از هرگونه ابهامی جلوگیری شود.
پرهیز از زبانهای بیگانه در مکاتبات رسمی، به حفظ انسجام و یکپارچگی زبان فارسی کمک میکند. اگرچه در برخی موارد استفاده از اصطلاحات خارجی اجتنابناپذیر به نظر میرسد، اما تلاش برای بکارگیری معادلهای فارسی، نه تنها ارزشهای زبانی ما را تقویت میکند بلکه به غنای زبان رسمی کشورمان نیز میافزاید. با رعایت این اصول، میتوانیم به ترویج و گسترش زبان فارسی و فرهنگ غنی آن در حوزههای رسمی و عمومی کمک نماییم.
مکاتبات اداری
نوعی از مکاتبه است که بین دستگاه های اجرایی، بخش خصوصی، اشخاص حقیقی و حقوقی از طریق نوشتن نامه و یا دادن پاسخ بر اساس روش خاص انجام می شود.
مکاتبات اداری معمولا جریانی دو طرفه و قالبی و از پیش تعیین شده است. از این رو هرگونه شتابزدگی، اهمال و سطحی نگری در نگارش نه تنها به اهداف سازمان ضربه می زند، صدماتی جبران ناپذیر به حیثیت و پیشرفت آن سازمان وارد می سازد.
به همین دلیل در ادامه تعدادی از خطاهای رایج در نوشتار نامه های اداری را آورده ایم:
🔸️استفاده از نشانه گذاری در موارد لازم
مراکز علمی پژوهشی
مراکز علمی- پژوهشی (درست)
🔸️پرهیز از نشانه گذاری غیر ضروری
با سلام و احترام؛
با سلام و احترام (درست)
🔸️نشانه گذاری صحیح در آدرس
تهران - میدان انقلاب - خیابان آزادی
تهران، میدان انقلاب، خیابان آزادی (درست)
🔸️جمع بستن جمع های مکسر اشتباه است
خبر --- اخبار---- اخبارها
خاصیت ___خواص --- خواص ها
حال --- احوال ---- احوالات
اثر__آثار ---- آثارها
شعبه___شعب___شعبات
سند___اسناد--- اسنادها
🔸️جمع عربی برای واژگان فارسی اشتباه است
استاد__ استادان__اساتید
میدان --- میدان ها__ میادین
داوطلب ---- داوطلبان ---- داوطلبین
آزمایش --- آزمایش ها__ آزمایشات
گزارش ---- گزارش ها___گزارشات
دستور__ دستورها___دستورات
🔸️اشتباه جمع بستن ات برای واژگان فارسی
سبزی___ سبزیجات
سفارش__سفارشات
فرمایش _ فرمایشات
باغ _ باغات
کارخانه_ کارخانجات
مجله___ مجلات
تکرار واژه های هم معنی در کنار یکدیگر:
مدت زمان
بسیار زیاد
دوره زمانی
تحقیق و پژوهش
استفاده از همزه در واژگان فارسی با دو حرف «ی»:
آئین -- آیین
روئین -- رویین
بفرمائید-- بفرمایید
پائیز -- پاییز
سائیدن -- ساییدن
آئینه -- آیینه
استفاده از دو حرف «ی» به جای همزه در کلمات عربی:
رییس-- رئیس
جزیی--جزئی
مریی-- مرئی
پائیز-- پاییز
سائیدن--ساییدن
آئینه -- آیینه
عدم رعایت فرمت و ساختار مناسب: بسیاری از افراد فرمت رسمی نامهنگاری را نادیده میگیرند. نامه باید شامل بخشهای مشخصی از جمله عنوان، تاریخ، آدرس فرستنده و گیرنده، مقدمه، متن اصلی و پایان باشد.
استفاده از زبان غیررسمی یا عامیانه: استفاده از زبان غیررسمی و محاورهای در نامههای اداری میتواند باعث کاهش اعتبار نامه شود. بهتر است از زبان رسمی و یکنواخت استفاده شود.
عدم مشخص کردن موضوع نامه: در بسیاری از موارد، فرستنده به طور واضح موضوع نامه را مشخص نمیکند که میتواند منجر به ایجاد ابهام برای گیرنده شود.
اشتباهات نگارشی و دستوری: اشتباهات نوشتاری، املایی و دستوری میتواند تأثیر منفی بر روی اعتبار نامه و نویسنده داشته باشد. دقت در بازبینی نامه پیش از ارسال بسیار مهم است.
تنظیم نامناسب طول متن: نامههای اداری باید به اندازه کافی مختصر و مفید باشند. طولانی بودن نامه ممکن است باعث خستگی و عدم توجه گیرنده شود.
عدم توجه به مخاطب: فهم درست از مخاطب و تنظیم محتوای نامه بر اساس نیازها و انتظارات او بسیار مهم است.
عدم پیوست نامهها: در صورتی که مستندات یا اطلاعات اضافی وجود دارد که باید ارائه شود، نادیده گرفتن آنها و عدم پیوست میتواند باعث بروز مشکلاتی در درک موضوع شود.
عدم تعیین مهلت پاسخ: در صورتی که نامه نیاز به واکنش یا پاسخی دارد، عدم مشخص کردن مهلت آن ممکن است موجب تأخیر شود.
در نامهنگاری اداری، رعایت نکات اصولی مهم است تا ارتباط موثر و حرفهای برقرار شود.=
گردآوری محمدرضا براهام بر اساس محتوای تدوین شده دکتر کاوه نوحی
مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه/انتهای پیام